Освоение управления затратами на продукты и бюджетом: глобальное руководство

В динамичной и конкурентной глобальной кулинарной среде эффективное управление затратами на продукты и бюджетом имеет первостепенное значение для успеха. Независимо от того, управляете ли вы оживленным рестораном в Токио, кейтеринговой службой в Рио-де-Жанейро или небольшим кафе в Париже, понимание и контроль ваших затрат на продукты жизненно важны для прибыльности и устойчивости. Это всеобъемлющее руководство предлагает практические стратегии и идеи, применимые к различным кулинарным предприятиям по всему миру.

Почему управление затратами на продукты и бюджетом имеет значение во всем мире

Управление затратами на продукты и бюджетом необходимо по нескольким причинам:

• Прибыльность: Контроль затрат на продукты напрямую влияет на вашу прибыль. Минимизируя отходы и оптимизируя закупки, вы можете увеличить рентабельность.
• Устойчивость: Эффективное управление ресурсами сокращает отходы и способствует устойчивым практикам, соответствуя растущим глобальным опасениям по поводу воздействия на окружающую среду.
• Стратегия ценообразования: Точные данные о затратах на продукты позволяют устанавливать конкурентоспособные и прибыльные цены в меню.
• Финансовая стабильность: Хорошо управляемый бюджет гарантирует, что у вас есть финансовые ресурсы для покрытия расходов, инвестирования в рост и преодоления экономических колебаний.
• Операционная эффективность: Оптимизированные процессы закупок, хранения и приготовления улучшают общую операционную эффективность.

Понимание ключевых концепций затрат на продукты

Прежде чем углубляться в конкретные стратегии, крайне важно понять ключевые концепции затрат на продукты:

1. Себестоимость реализованной продукции (COGS)

COGS представляет собой прямые затраты, связанные с производством товаров, которые вы продаете. В пищевой промышленности это включает стоимость ингредиентов, сырья и упаковки. Формула для расчета COGS:

COGS = Начальный запас + Закупки - Конечный запас

Пример: Ресторан начинает месяц с запасов на сумму 5 000 долларов, закупает ингредиенты на 12 000 долларов и заканчивает месяц с запасами на сумму 4 000 долларов. Их COGS за месяц составляет 5 000 долларов + 12 000 долларов - 4 000 долларов = 13 000 долларов.

2. Процент затрат на продукты

Процент затрат на продукты – это отношение вашей COGS к вашим общим продажам продуктов питания. Он показывает, сколько вашего дохода тратится на продукты. Формула:

Процент затрат на продукты = (COGS / Продажи продуктов питания) x 100

Пример: Если COGS ресторана составляет 13 000 долларов, а продажи продуктов питания – 40 000 долларов, то процент затрат на продукты составляет (13 000 долларов / 40 000 долларов) x 100 = 32,5%. Как правило, рестораны стремятся к проценту затрат на продукты от 28% до 35%, но это варьируется в зависимости от типа кухни, местоположения и операционной эффективности.

3. Идеальные затраты на продукты против фактических затрат на продукты

Идеальные затраты на продукты – это теоретическая стоимость приготовления блюд, основанная на стандартизированных рецептах и размерах порций. Она представляет собой наименьшую возможную стоимость, если все выполнено идеально.

Фактические затраты на продукты – это реальная стоимость использованных продуктов, учитывающая потери, порчу, кражи и другие неэффективности.

Сравнение идеальных затрат на продукты с фактическими затратами на продукты помогает выявить области, где можно внести улучшения. Значительная разница между ними указывает на проблемы с контролем порций, управлением запасами или обучением персонала.

Стратегии эффективного контроля затрат на продукты

Внедрение эффективных стратегий контроля затрат на продукты необходимо для поддержания прибыльности. Вот несколько ключевых стратегий:

1. Меню-инжиниринг

Меню-инжиниринг включает анализ прибыльности и популярности каждого пункта меню для оптимизации дизайна и ценообразования меню. Этот процесс помогает определить, какие пункты вносят наибольший вклад в вашу прибыль и какие нуждаются в корректировке.

Шаги меню-инжиниринга:

• Сбор данных: Соберите данные об объеме продаж, затратах на продукты и маржинальном доходе (цена продажи - затраты на продукты) по каждому пункту меню.
• Классификация: Категоризируйте пункты меню на основе их прибыльности и популярности:
• Звезды: Высокая прибыльность, высокая популярность (продвигайте эти пункты).
• Рабочие лошадки: Низкая прибыльность, высокая популярность (рассмотрите возможность повышения цен или снижения затрат).
• Головоломки: Высокая прибыльность, низкая популярность (улучшите презентацию или маркетинг).
• Собаки: Низкая прибыльность, низкая популярность (удалите или перепроектируйте).
• План действий: Разработайте стратегии для каждой категории, такие как повышение цен, уменьшение размеров порций, улучшение рецептов или удаление неэффективных пунктов.

Пример: Ресторан в Мумбаи обнаруживает, что его курица в масле очень популярна, но имеет низкий маржинальный доход из-за высоких затрат на ингредиенты. Они могли бы рассмотреть возможность использования немного менее дорогого куска курицы или оптимизации рецепта без ущерба для вкуса, чтобы повысить прибыльность.

2. Стандартизация рецептов

Стандартизация рецептов обеспечивает постоянство как качества, так и стоимости. Стандартизированные рецепты содержат четкие инструкции, точные измерения и постоянные размеры порций, что сокращает отходы и обеспечивает точный расчет себестоимости.

Преимущества стандартизации рецептов:

• Постоянное качество: Гарантирует, что блюда всегда будут иметь одинаковый вкус.
• Точный расчет себестоимости: Позволяет точно рассчитать затраты на продукты на одну порцию.
• Сокращение отходов: Предотвращает превышение порций и непоследовательное использование ингредиентов.
• Легкое обучение: Упрощает процесс обучения нового персонала.

Шаги по стандартизации рецептов:

• Документируйте каждый шаг: Запишите каждый этап процесса приготовления, включая ингредиенты, измерения и время приготовления.
• Используйте стандартные измерительные инструменты: Используйте мерные стаканы, ложки и весы для обеспечения точности.
• Обучайте персонал: Обучите весь персонал стандартизированным рецептам и подчеркните важность точного их соблюдения.
• Регулярно пересматривайте и обновляйте: Периодически пересматривайте и обновляйте рецепты, чтобы отразить изменения в ценах на ингредиенты или предпочтениях клиентов.

Пример: Пекарня в Буэнос-Айресе стандартизирует свой рецепт альфахоров, гарантируя, что каждое печенье содержит ровно то же количество дульсе де лече и выпекается одинаковое количество времени, что обеспечивает постоянное качество и контроль затрат.

3. Управление запасами

Эффективное управление запасами имеет решающее значение для минимизации потерь и порчи, сокращения краж и обеспечения наличия нужных ингредиентов в нужное время.

Методы управления запасами:

• Первым пришел, первым ушел (FIFO): Используйте старые запасы раньше новых, чтобы предотвратить порчу.
• Регулярные инвентаризации: Проводите регулярные физические инвентаризации для отслеживания уровня запасов и выявления расхождений.
• Оптимальные уровни запасов: Установите оптимальные уровни запасов для каждого ингредиента, представляющие минимальное количество, которое должно быть в наличии.
• Программное обеспечение для инвентаризации: Используйте программное обеспечение для управления запасами для автоматизации отслеживания и отчетности.
• Правильное хранение: Храните ингредиенты правильно, чтобы предотвратить порчу и поддерживать качество.

Пример: Ресторан морепродуктов в Сиднее внедряет систему FIFO для своей свежей рыбы, гарантируя, что сначала используется самая старая рыба, что сокращает отходы и сохраняет свежесть.

4. Стратегии закупок

Умные стратегии закупок могут значительно сократить затраты на продукты. Рассмотрите следующие советы:

• Ведение переговоров с поставщиками: Договаривайтесь о ценах с поставщиками, чтобы получить лучшие предложения.
• Покупка оптом: Закупайте ингредиенты оптом, когда цены выгодны и позволяют складские площади.
• Рассмотрите сезонные ингредиенты: Используйте сезонные ингредиенты, когда они находятся на пике свежести и по самым низким ценам.
• Оценка вариантов поставщиков: Сравнивайте цены и качество от нескольких поставщиков, чтобы убедиться, что вы получаете лучшее соотношение цены и качества.
• Спецификации закупок: Установите четкие спецификации закупок для каждого ингредиента, чтобы обеспечить постоянство и качество.

Пример: Пиццерия в Неаполе закупает помидоры оптом во время сезона сбора урожая, когда цены низкие, а качество высокое, обеспечивая постоянную поставку высококачественных ингредиентов по сниженной цене.

5. Контроль порций

Постоянный контроль порций необходим для поддержания постоянных затрат на продукты и удовлетворенности клиентов. Используйте стандартизированные сервировочные приборы и обучайте персонал точному порционированию.

Техники контроля порций:

• Используйте стандартизированные приборы: Используйте мерные стаканы, ложки и половники для обеспечения постоянных размеров порций.
• Обучайте персонал: Обучайте персонал правильным техникам порционирования и подчеркивайте важность последовательности.
• Используйте порционные весы: Используйте порционные весы для взвешивания ингредиентов для точного порционирования.
• Предварительное порционирование: Заранее порционируйте ингредиенты для экономии времени и обеспечения постоянства во время обслуживания.

Пример: Кафе в Вене использует стандартизированные совки для своего джелато, гарантируя, что каждая порция имеет одинаковый размер, а затраты контролируются.

6. Сокращение отходов

Минимизация пищевых отходов – это не только экологически ответственно, но и экономически выгодно. Внедряйте стратегии по сокращению отходов на каждом этапе процесса приготовления пищи.

Стратегии сокращения отходов:

• Правильное хранение: Храните ингредиенты правильно, чтобы предотвратить порчу.
• FIFO: Используйте метод «первым пришел, первым ушел» (FIFO) для управления запасами.
• Точный заказ: Заказывайте нужное количество ингредиентов, чтобы минимизировать остатки.
• Творческое повторное использование: Используйте остатки ингредиентов для создания новых блюд.
• Компостирование: Компостируйте пищевые отходы, чтобы уменьшить количество отходов на свалках и создать богатую питательными веществами почву.

Пример: Ресторан в Копенгагене использует оставшиеся овощные обрезки для приготовления овощного бульона, сокращая отходы и добавляя вкус своим блюдам.

7. Обучение персонала

Хорошо обученный персонал необходим для внедрения и поддержания эффективных мер по контролю затрат на продукты. Проведите обучение по стандартизации рецептов, контролю порций, управлению запасами и сокращению отходов.

Советы по обучению:

• Комплексное обучение: Обеспечьте комплексное обучение по всем аспектам контроля затрат на продукты.
• Практическое обучение: Предложите практическое обучение для закрепления концепций и техник.
• Регулярное повышение квалификации: Проводите регулярные курсы повышения квалификации, чтобы поддерживать актуальность знаний персонала.
• Стимулы: Предлагайте стимулы для персонала, демонстрирующего отличные практики контроля затрат на продукты.

Пример: Отель в Сингапуре регулярно обучает свой кулинарный персонал стандартизации рецептов и контролю порций, что приводит к постоянному качеству и снижению затрат на продукты.

Стратегии управления бюджетом для предприятий общественного питания

Помимо контроля затрат на продукты, эффективное управление бюджетом имеет решающее значение для общего финансового состояния вашего пищевого бизнеса. Вот несколько ключевых стратегий:

1. Составление бюджета

Разработайте комплексный бюджет, который определяет ваши ожидаемые доходы и расходы. Этот бюджет служит дорожной картой для вашей финансовой деятельности.

Шаги по составлению бюджета:

• Оценка доходов: Прогнозируйте ожидаемые продажи на основе исторических данных, рыночных тенденций и маркетинговых планов.
• Определение расходов: Перечислите все ваши фиксированные и переменные расходы, включая затраты на продукты, затраты на оплату труда, аренду, коммунальные услуги и маркетинговые расходы.
• Распределение средств: Распределяйте средства по каждой категории расходов в соответствии с вашими приоритетами и финансовыми целями.
• Пересмотр и корректировка: Регулярно пересматривайте свой бюджет и вносите корректировки по мере необходимости на основе фактических показателей.

2. Мониторинг и анализ финансовых показателей

Регулярно отслеживайте свои финансовые показатели и сравнивайте их с бюджетом. Это помогает выявить области, где вы тратите слишком много или работаете недостаточно эффективно.

Ключевые финансовые показатели для отслеживания:

• Выручка: Общий объем продаж.
• Себестоимость реализованной продукции (COGS): Прямые затраты, связанные с производством вашей продукции.
• Валовая прибыль: Выручка - COGS.
• Операционные расходы: Расходы, понесенные при ведении вашего бизнеса, такие как аренда, коммунальные услуги и маркетинг.
• Чистая прибыль: Валовая прибыль - Операционные расходы.

3. Управление денежными потоками

Эффективное управление денежными потоками имеет решающее значение для обеспечения достаточного количества денежных средств для выполнения ваших финансовых обязательств. Отслеживайте свои денежные поступления и оттоки и предпринимайте шаги для улучшения положения с денежными потоками.

Советы по управлению денежными потоками:

• Договаривайтесь об условиях оплаты: Договаривайтесь о выгодных условиях оплаты с поставщиками.
• Оперативное выставление счетов: Оперативно выставляйте счета клиентам для ускорения притока денежных средств.
• Управляйте запасами: Избегайте избыточного затоваривания, чтобы минимизировать средства, связанные в активах.
• Контролируйте расходы: Контролируйте расходы, чтобы сократить отток денежных средств.

4. Меры по контролю затрат

Внедрите меры по контролю затрат, чтобы сократить ненужные расходы и повысить прибыльность. Это может включать пересмотр контрактов, оптимизацию операций или сокращение отходов.

Примеры мер по контролю затрат:

• Энергоэффективность: Внедряйте энергоэффективные практики для снижения затрат на коммунальные услуги.
• Управление отходами: Внедряйте стратегии сокращения отходов для минимизации затрат на утилизацию.
• Внедрение технологий: Внедряйте технологические решения для автоматизации процессов и повышения эффективности.

Технологические решения для управления затратами на продукты и бюджетом

Некоторые технологические решения могут помочь оптимизировать управление затратами на продукты и бюджетом. Эти инструменты могут автоматизировать задачи, повысить точность и предоставить ценные идеи.

1. Программное обеспечение для управления рестораном

Программное обеспечение для управления рестораном интегрирует различные функции, такие как точка продаж (POS), управление запасами и управление взаимоотношениями с клиентами (CRM). Это программное обеспечение предоставляет данные в режиме реального времени о продажах, уровнях запасов и поведении клиентов, позволяя вам принимать обоснованные решения.

2. Программное обеспечение для управления запасами

Программное обеспечение для управления запасами помогает отслеживать уровни запасов, управлять заказами и сокращать отходы. Это программное обеспечение может автоматизировать подсчеты запасов, генерировать отчеты и выдавать оповещения о низком уровне запасов.

3. Бухгалтерское программное обеспечение

Бухгалтерское программное обеспечение помогает управлять вашими финансовыми записями, отслеживать расходы и генерировать финансовые отчеты. Это программное обеспечение может автоматизировать бухгалтерские задачи, упростить подготовку к налогообложению и предоставить информацию о вашей финансовой деятельности.

4. Программное обеспечение для расчета стоимости рецептов

Программное обеспечение для расчета стоимости рецептов помогает рассчитать стоимость каждого блюда на основе ингредиентов и размеров порций. Это программное обеспечение может автоматизировать расчет стоимости рецептов, отслеживать цены на ингредиенты и генерировать отчеты о затратах на продукты.

Адаптация к глобальным кулинарным тенденциям и вызовам

Глобальный кулинарный ландшафт постоянно развивается, регулярно появляются новые тенденции и вызовы. Чтобы преуспеть в этой динамичной среде, крайне важно адаптировать свои стратегии управления затратами на продукты и бюджетом, чтобы они отражали эти изменения.

1. Устойчивость

Устойчивость становится все более важной для потребителей во всем мире. Рассмотрите возможность закупки ингредиентов у местных и устойчивых поставщиков, сокращения отходов и внедрения экологически чистых практик.

2. Здоровье и благополучие

Потребители все больше внимания уделяют здоровью и благополучию. Предлагайте более здоровые варианты меню, предоставляйте информацию о пищевой ценности и учитывайте диетические ограничения.

3. Технологии

Используйте технологии для повышения эффективности, улучшения качества обслуживания клиентов и оптимизации операций. Используйте онлайн-заказы, мобильные платежи и цифровой маркетинг.

4. Глобализация

Глобализация кухни представляет как возможности, так и вызовы. Принимайте во внимание разнообразные кулинарные влияния, адаптируйте свое меню для удовлетворения международных вкусов и эффективно управляйте цепочками поставок.

Заключение

Освоение управления затратами на продукты и бюджетом имеет решающее значение для успеха и устойчивости любого пищевого бизнеса, независимо от его местоположения. Внедряя стратегии, изложенные в этом руководстве, вы можете повысить прибыльность, сократить отходы и улучшить операционную эффективность. Помните, что нужно адаптировать свой подход, чтобы отразить уникальные вызовы и возможности глобального кулинарного ландшафта, используя инновации и устойчивость для долгосрочного процветания. Постоянный мониторинг, анализ и адаптация являются ключом к поддержанию финансового здоровья и достижению долгосрочного успеха в конкурентном мире общественного питания.